Kamis, 22 April 2010

Sopan Santun dalam mengirim e-mail

Dalam menulis email kepada teman akrab kita, mungkin kita tidak memerlukan sopan santun dan etika yang terlalu kaku. Namun terkadang, etika dan sopan santun dalam menulis email diperlukan dalam beberapa hal. Misalnya dalam menulis email kepada dosen, kita tidak bisa sembarangan menyamakannya seperti menulis email kepada teman. Contoh lain adalah surat bisnis. Tanpa etika dan sopan santun kepada rekan bisnis yang kita hormati, bisa-bisa goodwill atau nama kita yang menjadi taruhan.

Berikut ini beberapa tips dalam menulis email yang cukup beretika.

1. Kenali dengan siapa anda bicara

Salah satu siasat perang Tzun Zu (atau Shin Zui ya? :) ) yang sering saya dengar adalah “kenali dirimu dan kenali lawanmu maka kau akan selamat dalam pertempuran”. Mengenali lawan bicara kita akan membuat kita lebih berhati-hati dalam menulis. Jika belum mengenali siapa lawan bicara (atau lebih tepatnya lawan menulis ya?), gunakan bahasa yang umum. Tidak gaul dan sedikit resmi tidak masalah yang penting tidak menimbulkan masalah.

2. Jangan gunakan huruf kapital semua

Di dunia internet, komunikasi yang paling umum digunakan adalah menggunakan teks. Jadi tidak ada intonasi yang bisa membedakan orang itu sedang bercanda, santai, marah, atau jengkel. Jadi kita harus hati-hati dalam menggunakan tanda baca seperti tanda seru, titik-titik, dan yang lainnya. Salah satu hal yang patut kita hindari dalam menulis email yang sopan dan beretika adalah menggunakan huruf kapital semua. Secara pribadi, saya sendiri pernah ditegur oleh seorang rekan bisnis karena menulis dengan huruf kapital semua. Tapi Alhamdulillah rekan bisnis kangmoes tersebut berjiwa besar. Tidak langsung marah-marah. Tapi menasehati dengan bijaksana. Kangmoes berdoa agar mendapat ketenangan hati seperti rekan saya itu dalam menyikapi masalah.

3. Jangan lebay (berlebihan)

Lebay adalah bahasa gaul yang saat ini sedang ngetrend. Jadi tidak perlu saya sebutkan pun, say yakin anda pasti sudah tahu bahwa arti kata lebay adalah berlebihan :) . (Loh kok malah disebutin ya?)
Berlebihan dalam memakai tanda baca dan huruf. Biasanya anak2 remaja yang menggunakan “teknik” ini. Entah biar gaul atau apa namanya. Yang mereka lakukan adalah mengkombinasi huruf dengan angka dan tanda baca sulit seperti ini:
k4p4n l@g! m@3n c3 Z06za? (kapan lagi maen ke jogja?)
7@m b12apa? (jam berapa?)
bagi sebagain orang mungkin menganggap paduan huruf dan simbol diatas membuat tulisan menjadi lebih menarik. Tapi dari pengalaman saya, tak sedikit pula orang yang uring-uringan mendapat SMS seperti diatas. Bisa rumit kalau urusan bisnis menggunakan teknik seperti di atas. Misalnya jika SMS berkaitan dengan nomor rekening dan jumlah uang yang perlu ditransfer.

4. Jangan gunakan alamat email yang sulit

Andaikan pertama kali anda membeli nomor HP disodori 2 pilihan nomor dengan harga yang sama, anda pilih mana:
A. 0812 1000 000
B. 0897 3095 1282
saya yakin akan banyak yang memilih opsi A. Mengapa? Karena mudah di hapal. Dan mudah di ucapkan.
Tapi kenyataan sepertinya tidak berlaku bagi para pembuat email terutama anak muda. Misalkan namanya: Agus Santoso, alih-alih menggunakan agus.santoso@domain.com yang lebih mudah di hapal dan diucapkan. Atas nama kreatifitas dan mengekspresikan diri, anak-anak muda terkadang lebih suka menggunakan a60es.13a60es@domain.com yang notabene sering membuat orang salah ketik. Padahal seperti nomor HP, salah satu huruf saja dalam menulis alamat email, jangan harap email yang dikirim akan sampai.
Dari segi etika dan sopan santun dalam menulis email, memang poin nomor 4 diatas tidak begitu besar urgensinya dibandingkan dengan poin-poin sebelumnya. Namun saya merasa bahwa jika digunakan untuk tujuan bisnis, lebih sopan jika kita menggunakan alamat email dengan format yang pertama. Jadi untuk tujuan bisnis dan komunikasi denagn orang penting (dosen, misalnya) tidak ada ruginya jika kita membuat alamat email yang mudah diingat, sekedar untuk menunjukkan sedikit sopan santun dan etika dalam menulis email.

0 komentar:

Poskan Komentar